10 заповедей + 1 от меня

[dr_trans]

Всецело разделяю и соблюдаю следующее:

Культура электронного письма: 10 заповедей

В наши дни практически невозможно встретить человека, который умеет просто и грамотно оформлять электронные письма и пользоваться электронной почтой с уважением к получателям.

Во-первых, не нужно оставлять в письме идиотскую строку "On 18 Jan 2018, at 18:14, Vasya Pupkin <vasya@pupkin.com> wrote:". Это стопроцентный мусор. И в 99% случаев я знаю, о чем общался со своим корреспондентом.

Во-вторых, не нужно цитировать все письмо, нужно оставить только смысловую часть. Особенно бесит, когда оставляют мою же подпись в ответе. Нахуй она там? Я не помню, как меня зовут?

В-третьих, нужно отбивать ответы пустой строкой, а между разными цитатами вставлять двойные пустые строки.

В-четверных, нужно помнить про прекрасное правило: ответ должен быть длиннее цитаты.

В-пятых, никогда нельзя присылать зип-файл с картинками. Надо вставлять картинки в само письмо. Иначе как? Я должен сохранить зип на десктом, разархивировать, открыть папку и начать листать картинки. А завтра они мне снова понядобятся - снова скидывать на десктоп или хранить там эту папку? Короче, картинки должны быть в самом письме всегда.

В-шестых, слать письма размером больше пары мегабайт - любое свинство. Особенно бесят уроды, которые приаттачивают свою говнопрезу на 20 мегов.

В-седьмых, никогда нельзя текст вставлять в вордовый файл. Нахуя? Ведь письмо прекрасно отображает текст, зачем его засовывать еще куда-то? Если мне зачем-то понадобится файл, я скопирую текст из письма, но я не помню жизненной ситуации, когда это могло бы мне пригодиться.

В-восьмых, подпись в письме должна быть не больше трех-четырех строк, и в подписи не должно быть никаких картинок, логотипов или значков "спасем лес".

В-девятых, в поле "от кого" в почтовом клиенте нужно написать свое полное имя или нормальные ник. Потому что письмо от "Саши" неинформативно, у меня 50 Саш в день пишут.

В-десятых, всегда обязательно нужно указывать тему письма. И если в процессе переписки тема изменилась, не лениться ее обновлять. Чтобы не обсуждать контракт на поставку турбинных лопаток в треде "Re: Re: Re: Re: Re: Телочки и дурь )))"

И добавляю 11-е правило:

Не использовать без острой нужды исключительно формат HTML. В 99% случае достаточно Plain Text. Если надо "подсветить", то есть формат HTML+Text, позволяющий для архива сохранять текст без форматирования (реально сохраняет килобайт место мегабайта, что ощутимо при архиве переписки, начатом с 90-х).




Чего и вам желаю!

Comments

[ratomira]

Бредовые цитаты.

Если мне по работе пишет много человек, то как я помню, что я им писала 3 недели назад? В письме, если процитировано мое письмо полностью, сразу видно, что и не надо рыться в архиве трехнедельной давности, чтобы уточнить, что я писала.

"On 18 Jan 2018, at 18:14, Vasya Pupkin <vasya@pupkin.com>
Показывает дату, когда я им писала.

Иногда бывает, что переписку надо пересылать третьему человеку (руководству, например). Без цитат предыдущих писем и без е-мейла отправителей постороннему человеку совсем сложно разобраться, кто кому и что писал.

Если письмо длинное, страниц 10, если там таблицы, графики и прочее, то только идиот будет вставлять всё в письмо, а нормальный человек пришлет вордовский файл.

[dr_trans]

Просто архив должен быть в порядке и централизованным для всех участников общения, чтобы не пересылать друг другу один и тот же файл по 100 раз, а держать его в общей папке (с правами доступа и пр.) и в письме указывать только ссылку на файл. Так цивилизованнее. 21 век на дворе, а в большинстве наших организаций менталитет делопроизводства по прежнему на уровне пишущих машинок. ;)

[ratomira]

В какой общей папке, если я, например, человеку в Германию файл отсылаю? Причем, отсылаю такой файл, который видеть никто другой не должен, т.е. внешние серверы для хранения исключаются?

[dr_trans]

Дропбокс и там общая только с этим человеком папка. Файл можно архивировать с шифром. Это для особой шизанутых. В Германии они все прищимленные на голову со своей паранойей, там даже Google Street View не снимали.

[ratomira]

Под каждого человека общую папку создавать вместо того, чтобы просто отправить word'овский или Excel'евский файл? Та нахуй.
Если бы все так делали, это бы какой-то ебанутый пиздец был.

[dr_trans]

Под каждого человека общую папку создавать НЕ НАДО. Из любой папки Дропбокса можно взять URL файла и отправить кому угодно. Человек получит доступ только к этому файлу. Курите доки. :)

[zveriozha.livejournal.com]

На тему картинок, вордовых файлов и прочих вещей.. Тут ведь все зависит от специфики работы.

К примеру, когда я работал в журнале, у нас был свой технологический процесс, требующий конкретных своих правил. Многие отличались от изложенного вами. :)

[dr-trans.livejournal.com]

бывают исключения... но людей, присылающих JPG-картинку внутри вложенного DOCX-файла, надо убивать при первом контакте. я не храню сложения в почте. в письме упоминается только имя вложенного файла. остальное лежит в файловых архивах

[zveriozha.livejournal.com]

Так люди понятия не имеют, как надо. Всех своих авторов в журнале приходилось сперва строить.

Объяснять им про пожатые/непожатые джепеги, форматы текста, заголовки в ворде и всякое такое. Само собой - если люди наших требований не читали, они могли присылать как угодно.

А вот когда мы им присылали набор правил, тогда уже можно было начинать выговаривать..) Но изначально стоит понимать, что никакой культурой человек обладать не будет. А если обладает - повезло, не более того. Из практики именно такой подход видится оптимальным. :)

Потом мы само собой гайды им присылали, как и че надо. И по оформлению, а потом и по стилистике.

[zveriozha.livejournal.com]

Да и кстати сами эти заповеди написаны отвратно. Здесь ужасная куча лишнего. Все эти "идиотство, свинство, нахуя".

Если бы я хотел сделать из этого гайд, мне пришлось бы изрядно редактировать. Ибо нахуя мне все эмоции писавшего? Все эти "в-шестых, в-седьмых" можно заменить на цифры. Все эти "никогда нельзя" - это перегрузка. "У меня 50 Саш в день" - мусор. Полно мусора в тексте. Это не заповеди, это пост в ЖЖ, в расчете на эмоции. И не вычитанный.

[dr-trans.livejournal.com]

Это уже стиль Тёмы. Там ссылка есть.

[zveriozha.livejournal.com]

Кстати, по поводу зип. файла и картинок - это норм. правило, если картинки 2-3. А если их 100? Надеюсь, автор не думает, что я буду их по одной из письма скачивать вместо возможности скачать одним архивом..)

[german-ukraine.livejournal.com]

какой у тебя почтовый клиент? и сколько места на диске занимают все письма?

[dr-trans.livejournal.com]

The Bat. Архив с конца 90-х занимает в сзатом файле бэкапа 110 МБ.

[german-ukraine.livejournal.com]

вот и я думаю перейти на него, у меня Мозилла кучу ГБ занимает

[dr-trans.livejournal.com]

я не храню вложения в почте. и все писма Plain Text, нахер украшения. в архиве и так уже почти 20 тыс. писем

[german-ukraine.livejournal.com]

не понял

[dr-trans.livejournal.com]

архив почты -- ок. 20 тыс писем в более чем 100 папках
вся почта в компактном текстовом формате, не HTML
вложения из писем удаляю сразу. храню только сами письма.
вложения лежат отдельно в файловом архиве (вот там уже гигабайты)

[dr-trans.livejournal.com]

Я сидел в Мозилле.. тогда почтовик назывался Netscape Communicator, в середине 90-х, потом резко перешел на The Bat, и с тех пор там. Вроде есть способ переноса почты в Бат, но ты готовься порвать много бубнов.